Sekretariat

Das stets freundliche Sekretariatsteam ist die erste Anlaufstelle bei Alludo. Neben dem Empfang der Besucher und der Bedienung der Telefonzentrale ist das Team auch für die allgemeine Korrespondenz, die Abwesenheitskontrolle sowie die Post verantwortlich.

Folgende Aufgaben fallen in dieser Abteilung an

  • Empfang
  • Telefonzentrale bedienen
  • Telefonverzeichnis führen
  • Nachrichten aufnehmen und weiterleiten
  • Terminverwaltung (Outlook Kalender)
  • Raumreservation
  • Posteingang verteilen
  • Postausgang
  • Korrespondenz und Protokollführung
  • Adressverwaltung führen und pflegen
  • Briefe, Einladungen und Berichte verfassen
  • Elektronisches Zeiterfassungssystem betreuen
  • Mutationen und Korrekturen
  • Absenzen kontrollieren
  • Inventar und Verwaltung des Büromaterials

 

Personal Administration

Für neu eintretende und austretende Mitarbeiter braucht es einiges an Vorbereitung. Diese Vorbereitung ist notwendig für die Lohnbuchhaltung, für die internen Bestellungen und für die An– und Abmeldung bei den sozialen Einrichtungen. Weitere Aufgaben im Bereich Personaladministration ist das Erstellen von Arbeitsverträgen, Stellenbeschreibungen sowie das Abwickeln von sozialversicherungstechnischen Aufgaben.

Folgende Aufgaben fallen in dieser Abteilung an

  • Ein– und Austritte erfassen
  • Eintritt des Mitarbeiter vorbereiten
  • An– und Abmeldungen bei den sozialen Einrichtungen
  • Arbeitsverträge erstellen
  • Sozialversicherungen abrechnen
  • Personalstatistiken erstellen
  • Stellenbeschreibungen erstellen
  • Mutationen von Personaldaten (Buspro)
  • Austrittsunterlagen vorbereiten
  • Kinderzulagen
  • Gewandtheit im Arbeits- & Sozialversicherungsrecht
  • Wissen in arbeitsgesetzlichen Fragen
  • Personalfragebogen erstellen
  • Beurteilungsbögen erstellen
  • Lohnbuchhaltung 

In der Buchhaltung werden Buchungen, Abschreibungen, Rückstellungen und die täglich anfallenden Geschäftsfälle verbucht. Das Team verwaltet Kontoauszüge, Rabatte und Skonti.
Bei Fälligkeit werden die Rechnungen kontrolliert und mittels E-Banking bezahlt. Quartals– und Jahresabschlüsse, wie auch die Mehrwertsteuer-Abrechnung werden in der Buchhaltung getätigt.

Folgende Tätigkeiten fallen in der Buchhaltung an:

  • Täglich anfallende Geschäftsfälle verbuchen
  • Kontoauszüge bearbeiten und verwalten
  • Rabatte und Skonti bearbeiten
  • Fälligkeit der Rechnungen kontrollieren
  • Rechnungen über E-Banking bezahlen
  • Kreditorenbuchhaltung führen
  • Debitorenbuchhaltung führen
  • Kasse, Bank- und Postkonti überwachen
  • Mahnwesen führen
  • Kontrolle der Ablage im dazugehörigen System
  • Mehrwertsteuer-Abrechnungen erstellen
  • Statistiken und Auswertungen erarbeiten
  • Budget erstellen & Budgetkontrolle
  • Abschreibungen verbuchen
  • Rückstellungen verbuchen
  • Quartals- und Jahresabschlüsse durchführen
  • Transitorische Buchungen verbuchen

 

Damit der Geschäftsablauf gewährleistet ist, werden im In– und Ausland bei anderen Praxisfirmen Bestellungen getätigt. Die Lieferanten werden im System erfasst, verwaltet und mutiert. Wie auch der Kundenkontakt, muss auch der Lieferantenkontakt gepflegt werden. Der Lagerbestand wird laufend aktualisiert. Des Weiteren gehört die Überwachung und Kontrolle von Lieferterminen, Bestellmengen, Auftragsbestätigungen und der Lieferantenrechnungen in den Tätigkeitsbereich des Einkaufs.

Folgende Tätigkeiten fallen im Einkauf an:

  • Lieferanten erfassen, verwalten und mutieren
  • Kontaktpflege zu Lieferanten
  • Alle Artikel erfassen, pflegen und aktualisieren (Lagerverwaltung)
  • Preisblätter pflegen und Preiskalkulationen erstellen
  • Offerten einholen und bearbeiten
  • Bestellungen erfassen und verwalten
  • Liefertermine, Bestellmengen und Auftragsbestätigungen koordinieren und überwachen
  • Rechnungen kontrollieren
  • Wareneingangsverbuchung / Lagerbuchhaltung
  • Reklamationswesen gegenüber Lieferanten
  • Statistiken führen

 

Der Kundenkontakt in mündlicher oder schriftlicher Form ist eine wichtige Aufgabe. Die Kundendaten werden erfasst, verwaltet und mutiert. Kundenbestellungen werden so rasch wie möglich bearbeitet.

Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Zoll– und Frachtpapiere, Rechnungen und Gutschriften erstellen ist Aufgabe des Verkaufs. Dabei darf der Lagerbestand nicht aus den Augen verloren gehen.
Um Gewissheit über die Verkaufszahlen zu erhalten, werden Statistiken geführt.

Folgende Tätigkeiten fallen im Verkauf an:

  • Kunden erfassen, verwalten und mutieren
  • Verkaufsziele setzen
  • Telefonische und schriftliche Kundenberatung
  • Kalkulation Verkaufspreis & Rabattstufen
  • Verkaufsgespräche am Telefon führen
  • Offerten schreiben
  • Bestellungen erfassen
  • Auftragsbestätigungen erstellen
  • Lieferschein erstellen und Überwachung der Lieferung
  • Rechnungen erstellen und kontrollieren
  • Zoll und Frachtpapiere erstellen
  • Reklamationen handhaben
  • Gutschriften erstellen
  • Sortimentsbestellungen veranlassen
  • Übersicht über Lagerbestand handhaben
  • Verkaufsdaten statistisch auswerten

 

 

In regelmässigen Abständen werden Kataloge, Flyer und Werbeplakate geplant und erstellt. Nebst dieser kreativen Arbeit pflegt die Marketingabteilung auch Kontakte zu Sponsoren und Partnerfirmen.
Es werden Konzepte und Strategien ausgearbeitet. Mit Hilfe der Verkaufsabteilung werden Massnahmen ergriffen, um die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.

Folgende Tätigkeiten fallen in der Marketingabteilung an:

  • Firmenbroschüre erstellen und aktualisieren
  • Ausarbeitung der Strategie
  • Einhaltung und Aktualisieren der grafischen Vorgaben (Corporate Design)
  • Kontakte zu Sponsoren und Partnerfirmen pflegen
  • Typografie Grundlagen
  • Gestaltungsgrundlagen
  • Produktekatalog planen und erstellen
  • Auswahl des Produktesortiments
  • Social Media Posts erarbeiten und gestalten
  • Plakate und Werbeflyer erstellen
  • Newsletter vorbereiten, erfassen & versenden